Privacyverklaring
Dit is de privacyverklaring van Praktijk Solis, gevestigd aan de Sleutelbloemstraat 40, 7322 AK Apeldoorn. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, potentiële cliënten, in het geval van mediaton opdrachtgevers en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Praktijk Solis via telefoon: 055 – 20 325 20 of email: info@praktijksolis.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij Praktijk Solis indient kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Praktijk Solis is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Dossier
Praktijk Solis verwerkt de persoonsgegevens die u en een eventuele andere partij aan Praktijk Solis verstrekt. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, emailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegeven die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturatie
Praktijk Solis verwerkt ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en het verwerken van betalingen voor de diensten die Praktijk Solis verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Indien u contact met Praktijk Solis opneemt per email of via de telefoon verwerkt Praktijk Solis de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u verstrekt (naam, emailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact opneemt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
Voor welke doeleinden en op welke grondslag worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Dossier
De persoonsgegevens die u heeft verstrekt worden gebruikt voor het dossier. In het geval van een mediationtraject kan het zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden (en dit niet altijd van tevoren duidelijk is) en vraagt Praktijk Solis u toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van Praktijk Solis omdat deze de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. Praktijk Solis mag dan geen gegevens meer van u verwerken. Praktijk Solis kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten en zal het mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
Facturering
De persoonsgegevens die u heeft verstrekt gebruikt Praktijk Solis om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de betaalverplichting die u heeft na verrichte werkzaamheden door Praktijk Solis uit te kunnen voeren en in het geval van mediation om de overeenkomst die u met Praktijk Solis sluit uit te voeren.
Contact
De contactgegevens die u heeft verstrekt gebruikt Praktijk Solis om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Deze persoonsgegevens worden verwerkt omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Praktijk Solis, namelijk het kunnen uitvoeren van de werkzaamheden.
Hoe lang bewaart Praktijk Solis uw persoonsgegevens?
Dossier
Praktijk Solis bewaart het dossier en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen wordt het dossier langer dan twintig jaar bewaard, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien Praktijk Solis van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Administratie
De administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, worden gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar bewaard door Praktijk Solis om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
Praktijk Solis bewaart overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact tenzij u eerder een verzoek indient om deze te verwijderen.
Met wie deelt Praktijk Solis uw gegevens?
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in emails die Praktijk Solis verstuurt of ontvangt en worden opgeslagen.
Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht indient tegen de mediator die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtstpraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Praktijk Solis verstrekt uw gegevens verder niet aan derden, tenzij op uw eigen verzoek. Ook kunnen wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld in het kader van een opsporingsonderzoek.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Praktijk Solis neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik neem dan contact op via info@praktijksolis.nl.
Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
- Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
- Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
- Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
- In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘het recht op vergetelheid’).
- Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met Praktijk Solis op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen.